Il gestionale con cui gestiamo ogni giorno MD2 TECH e LiteSpot. Le email le smista un LLM, i lead entrano nel CRM da soli, il piano editoriale social si scrive e si pubblica con un solo clic di approvazione, e ogni mattina arriva su Telegram quello che va seguito.
Cinque prodotti, ognuno con i suoi clienti, le sue caselle email e il suo pubblico sui social. Le richieste vere finivano mescolate a spam e offerte commerciali, i lead si perdevano tra Notion e la posta, i social restavano fermi per settimane. Assumere qualcuno solo per smistare email e scrivere post non aveva senso.
Workflow n8n che usano un LLM per le decisioni e parlano con il gestionale tramite API dedicate, ognuno con la sua chiave di accesso.
Smistamento email
Legge le caselle aziendali e per ogni messaggio decide: lead vero, candidatura, spam, offerta commerciale, email automatica. Riconosce il prodotto di cui si parla confrontandolo con il catalogo letto dal CRM in quel momento, e crea contatto, interazione e task di follow-up senza duplicati.
Agente editoriale
Ogni lunedì analizza i post recenti dei competitor e prepara tre proposte per ogni prodotto: testo, slide del carosello e copertina generata dall'AI. Ogni prodotto ha il suo profilo editoriale (tono, pubblico, hashtag, stile visivo), quindi un prodotto nuovo è un profilo in più, non un workflow nuovo.
Pubblicazione
Le bozze approvate escono all'orario previsto su Instagram e sulla Pagina Facebook. Se un canale fallisce, si riprova solo quello, dopo aver controllato che il post non sia già uscito.
Report e avvisi
Il lunedì un riepilogo settimanale che legge entrambi i CRM: lead, ordini, fatturato, canoni in scadenza. Ogni mattina un avviso su lead fermi e scadenze, inviato solo se c'è davvero qualcosa da fare.
Arriva l'email
Il workflow legge la casella e passa all'LLM oggetto, testo e il catalogo prodotti aggiornato.
L'AI classifica
Risposta in JSON strutturato: è un lead? Per quale prodotto? Quanto è urgente? Se no, perché va scartata?
Il CRM registra
Contatto creato o aggiornato, interazione salvata, task di follow-up assegnato. Anche gli scarti restano consultabili e si possono promuovere a lead con un clic.
Nessuno si perde
Se un lead caldo resta fermo, la mattina dopo compare nell'avviso commerciale su Telegram.
Gli agenti funzionano perché sotto c'è un gestionale vero, che copre l'intero ciclo commerciale e amministrativo.
Contatti, interazioni e task con priorità e stati della trattativa. Dashboard diversa per ogni ruolo: admin, collaboratore, vendite, marketing.
Preventivo, pagamento, canone ricorrente. Ogni ordine confermato genera le licenze cliente × prodotto, con scadenze e rinnovi.
Fatture elettroniche in uscita e in entrata, con stato SDI, split payment per la PA, PDF di cortesia e ambiente di prova separato dalla numerazione reale.
Approvazione dei contenuti generati dall'AI: si vota, si annota, si modifica e si programma. Le note diventano istruzioni per il piano successivo.
API per le automazioni con chiavi dedicate per ogni workflow: si revocano singolarmente e nel database ne resta solo l'hash.
Docker su VPS, reverse proxy con TLS, backup notturni del database e backup prima di ogni migrazione.
Da noi il risparmio è contenuto perché i volumi sono piccoli. Il tempo risparmiato cresce con email, prodotti e fatture, il costo del sistema molto meno. Inserisci i tuoi numeri.
Ore risparmiate al mese
Valore all'anno
Stima indicativa, non un preventivo. Ipotesi: 22 giorni lavorativi al mese; 1,5 minuti risparmiati per email, 35 per post, 5 per fattura, 2,5 ore a settimana di report; l'automazione copre il 70% del lavoro perché la revisione umana resta. Una persona a tempo pieno = 140 ore al mese. Non sono conteggiati i lead recuperati, che spesso valgono più delle ore.
Mettere un LLM in produzione è facile. Farlo funzionare tutti i giorni senza sorprese è un altro lavoro. Alcune cose le abbiamo imparate usandolo.
Memoria
Senza storico l'agente editoriale riproponeva sempre gli stessi tre argomenti. Ora legge cosa ha già proposto e pubblicato, i voti e le note: niente ripetizioni, nemmeno riformulate.
Output strutturato
Un JSON troncato o malformato non deve mai arrivare nel database. Riparazione, nuovi tentativi e, se non basta, stop pulito con l'errore visibile.
Niente liste fisse
Prodotti, profili e regole stanno nel gestionale, non nel prompt. Aggiungere un prodotto non richiede di toccare l'AI.
L'umano decide
L'AI prepara, la persona approva. Gli scarti restano consultabili, le pubblicazioni sono verificabili, ogni azione lascia traccia.
Email da smistare, lead da non perdere, social da tenere vivi, gestionale da collegare all'AI: raccontaci cosa ti porta via più tempo e vediamo cosa si può automatizzare.
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